第一条 为了加强学籍档案的立卷和归档工作，更好地为学校教学工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字和电子文档。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。

学籍档案应当永久保存。

第三条 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分。学籍管理人员应以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理，在规定时间内向学校档案馆移交。

第四条 对各教学单位、继续教育函授站（点）学籍资料管理要求、资料送审时间和程序可分别由教务处、研究生处、继续教育学院按照本办法规定予以规范。

第五条 学校档案馆对学籍档案的形成、归档进行业务指导。

第六条 本、专（高职）科生、继续教育学生学籍档案以班为单位立卷；研究生学籍档案以个人为单位立卷。

第七条 学籍档案的归档范围：

一、本、专（高职）科生、继续教育学生学籍档案归档范围：省招生部门审核盖章的新生录取名册、《学籍登记表》、《学生成绩档案表》。

二、研究生教学档案归档内容包括：

1.录取登记表；

2.学籍卡；

3.研究生课程培养计划；

4.中期考核表；

5.学位申请书；

6.学位论文评阅意见书；

7.学位论文答辩表决票；

8.授予学位决定；

9.实践考核表；

10.毕业生登记表；

11.学位论文；

12.其它有归档保存价值的材料。

第八条 归档材料要求：

一、填写档案盒封面及盒内归档文件目录时，一律用钢笔（蓝黑墨水或碳素墨水）书写，字迹要端正、清楚、准确；利用学籍管理软件打印成绩单时，左侧应当留出30mm的装订边距；

二、学籍变动（休学、退学、复学、转学、辅修、转系、转专业、出国、提前毕业等）情况要在学籍表中注明；

三、学籍表中的照片必须使用原件；

四、本、专（高职）科生的毕业审查和学位评定栏目中，要填写毕业证、学位证电子注册编码，并加盖教务处公章；

五、研究生学籍档案采取一人一盒的方式，要求：

1.应归档的文件材料必须收集齐全，纸质良好，字迹清晰，签字、印章、日期完备。

2.凡需保密的学位论文，应将申请保密备案表贴在印刷版论文的扉页上，并在论文封面的左上角注明保密等级。属于国家秘密的，按保密程度分秘密、机密、绝密，在保密期限内，档案馆按保密档案单独管理。属于知识产权保护的，确定为“内部”，在保护期内，档案馆按内部档案控制利用（一般仅限学位论文作者、导师以及有关工作部门查阅）。不属于以上情况的，应确定为“公开”。

3.盒内文件材料依归档目录顺序排列。

4.评阅意见书、表决票等多页而未装订成册的，需在左上角用订书机（使用不锈钢专用订书针）装订一针。

第九条 归档时间与归档单位：

1.归档时间：

新生录取名册应于招生当年的十二月底前归档；

研究生教学档案一般在学位论文答辩后及时整理，上半年答辩的于当年10月底前归档，下半年答辩的于当年寒假前归档。

本专（高职）科生、继续教育学生学籍档案应于学生毕业当年的十二月底前归档；有遗留问题的学生毕业一年内办理完毕，于下一学年初归档。

2.归档单位：

新生录取名册由招生就业处负责归档；

研究生学籍档案由研究生处立卷归档；

全日制本专（高职）科学生、挂靠院校学生学籍档案由教务处负责立卷归档；

继续教育学生学籍档案由继续教育学院负责立卷归档。

第十条 本办法自公布之日起执行，档案馆负责解释。